El gobernador de Florida, Ron DeSantis, promulgó una nueva y estricta legislación para frenar la inmigración ilegal. Entre algunos de sus puntos destacados exige que las empresas con al menos 25 empleados comprueben la elegibilidad de los trabajadores en una base de datos federal llamada E-Verify, a partir del 1° de julio. De esta manera, aumentarán las sanciones para los empleadores que den trabajo a “extranjeros no autorizados”.

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El diez de mayo pasado, el político republicano firmó la ley SB 1718, que dicta los lineamientos que se deberán seguir en Florida a partir de la fecha fijada. Todas las empresas estarán obligadas a cumplir con el formulario I-9 en un plazo de tres días a partir del día inicio de la nueva contratación.

E-Verify es una herramienta en línea gestionada por el Departamento de Seguridad Nacional de EE.UU. A través de ella, las empresas que cumplieron con el formulario I-9 pueden verificar electrónicamente la elegibilidad de las nuevas contrataciones. La ley establece que los empleadores no pueden seleccionar a quienes registrar, sino que deben ingresar a toda persona que se incorpore a su equipo.

¿Cómo funciona E-Verify en Florida?

Actualmente, el uso del sistema es obligatorio para los empleadores públicos y privados que colaboran con los gobiernos estatales y locales o que reciben incentivos. No obstante, con la legislación aprobada por DeSantis este requisito se amplía a todas las empresas privadas con un mínimo de 25 empleados.

Los empresarios pueden inscribirse a E-Verify en su sitio web oficial. A su vez, los que lo usen deberán colocar el cartel de aviso, en inglés y en español, en el lugar de contratación. Cuando una persona acepte la oferta de empleo y se siga tanto el proceso del formulario como el registro en la plataforma, esta comparará la información con la que tienen las autoridades y le dará al empleador un resultado en un plazo de 3 a 5 segundos, según detalla el portal.

¿Cómo aparece el estatus en E-Verify?

El estatus puede ser diferente según el caso del trabajador. Los resultados que muestra son: “empleo autorizado (coincidencia)”, “no confirmación provisional (no coincidencia)”. Nunca se proporciona al empleador detalles sobre la ciudadanía, estatus migratorio o documentos.

En caso de que E-Verify muestre “empleo autorizado” quiere decir que la información coincide con los registros disponibles y no se requiere de alguna acción adicional. No obstante, si aparece “no confirmación provisional”, entonces significa que la información que se introdujo a partir del formulario no es la de los registros de las autoridades.

Un resultado así no significa que una persona no está autorizada para trabajar en Estados Unidos, se pueden tomar medidas para corregir la discrepancia en caso de poder comprobar el estatus legal en los próximos diez días siguientes. Si no se consigue, se perderá el empleo.

Puntos claves de la ley de inmigración en Florida para trabajadores

Las compañías para las que este requisito es nuevo deberán revisar los aspectos claves de la nueva ley de inmigración.

Fechas para los registros. Como se mencionó, los empleadores privados con 25 o más empleados deberán usar el sistema y completar el formulario I-9. La ley aplica para aquellos trabajadores contratados desde el 1 de julio.Conservar los registros: El empleador no podrá deshacerse de la documentación ni verificaciones oficiales durante al menos tres años.Certificación anual obligatoria: Los empleadores deben verificar el cumplimiento en su primera declaración, al realizar aportaciones o reembolsos al sistema estatal de compensación por desempleo o ayuda al reempleo.Presunción de cumplimiento: Los empresarios que utilicen el sistema E-Verify establecen una presunción refutable de que no han empleado a un trabajador no autorizado. En caso de que el sistema esté fuera de servicio y no se pueda completar el proceso, se debe llenar el formulario I-9 y hacer una captura de pantalla cada día para documentar la inactividad, así como conservar cualquier notificación oficial.

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Las sanciones: Las empresas tienen 30 días para arreglar el incumplimiento luego de una notificación del Departamento de Oportunidades Económicas (DEO). En caso de que no se haya usado bien E-Verify tres veces en un periodo de 24 meses, el Departamento impondrá una multa de 1000 dólares al día hasta que el empresario aporte las pruebas suficientes del arreglo.

En la primera violación, la empresa queda en un período de prueba de un año con requisitos de presentación de informes para mantenerse en orden antes de que cualquier licencia sea revocada, detalló en un reporte SHRM, la Sociedad para la Gerencia de Recursos Humanos.

¿Qué pasa para las empresas con menos de 25 empleados?

En Florida, las pequeñas empresas podrán seguir con el formulario I-9 para verificar la elegibilidad del empleo o elegir dar el paso adicional de utilizar E-Verify. Si lo usan de forma voluntaria podrán presentar certificaciones anuales a efectos de documentación.